Handelsdokument
Guide
Steg för steg guide: Handelsdokument
Att hantera handelsdokument för första gången kan kännas komplicerat. Därför har vi samlat en steg för steg-guide som hjälper dig förstå vilka dokument som behövs, varför de används och hur processen fungerar i praktiken.
Steg 1 – Ta reda på vilka dokument som krävs
Det första du behöver göra är att ta reda på vilka dokument som faktiskt krävs för just din exportaffär. Det finns nämligen inget standardpaket som gäller för alla länder och alla produkter. Kraven varierar beroende på vilket land du exporterar till, vilken typ av vara du säljer och vilka regler som gäller hos kunden och mottagarlandets myndigheter.
Ett bra första steg är därför att fråga kunden vilka dokument som behövs för att varorna ska kunna importeras och tullklareras i mottagarlandet. I många fall vet kunden redan om exempelvis ursprungsintyg, certifikat eller legalisering krävs. Ofta kan även kundens speditör eller tullagent hjälpa till med information om vilka handlingar som behövs. Du kan också själv undersöka vilka regler som gäller genom olika exportguider och databaser. EU:s tjänst Access2Markets är ett bra verktyg för att söka information om tullar, importkrav, certifikat och frihandelsavtal i olika länder.
I vissa exportaffärer räcker vanliga exportdokument som faktura och transportdokument. I andra fall krävs ytterligare handlingar. Vid export utanför EU används exempelvis ofta ursprungsintyg för att visa var varan kommer ifrån. Vissa produkter kan också kräva särskilda certifikat eller intyg beroende på bransch och produktområde. I en del länder behöver dokument dessutom certifieras av en handelskammare eller legaliseras av ambassad eller konsulat innan de blir giltiga. Det är vanligast på marknader där tullmyndigheter, banker eller importregler ställer högre formella krav på dokumentationen.
Många företag upplever att detta känns komplicerat första gången. Det är helt normalt. Dokumentkraven blir oftast tydligare steg för steg i dialogen med kunden, speditören och de aktörer som är involverade i exportaffären.
Steg 2 – Säkerställ att du har rätt uppgifter
Innan du kan börja upprätta exportdokument behöver du säkerställa att rätt grunduppgifter finns tillgängliga. Det handlar både om företagsuppgifter och om information kring de produkter du ska exportera.
En av de viktigaste uppgifterna är företagets EORI-nummer. EORI står för Economic Operators Registration and Identification och fungerar som ett internationellt registreringsnummer inom EU:s tullsystem. Numret används när ditt företag har kontakt med tullmyndigheter vid import eller export utanför EU. Om ditt företag exporterar varor till länder utanför EU behöver du normalt ett EORI-nummer för att kunna lämna exportdeklarationer och hantera tullärenden. För svenska företag bygger EORI-numret vanligtvis på organisationsnumret och börjar med landskoden SE, exempelvis: SE556123456701
Många företag har redan ett EORI-nummer utan att tänka på det, särskilt om företaget tidigare arbetat med import eller export. Du kan kontrollera om företaget redan har ett nummer genom att fråga ekonomiavdelningen, er speditör eller genom att kontakta Tullverket. Om företaget saknar EORI-nummer ansöker du enkelt via Tullverkets webbplats. Ansökan är kostnadsfri och hanteras normalt snabbt.
Utöver EORI-nummer behöver du också ha grundläggande information om de produkter du ska exportera. Du behöver kunna beskriva vad produkten är, vad den används till och vilket värde varorna har i affären. Informationen används i fakturor, transportdokument och tullhandlingar. Du behöver också ange varornas ursprung. Det betyder inte vilket land varorna skickas från, utan vilket land produkten faktiskt anses komma ifrån. Om du exempelvis säljer en produkt som tillverkats i Sverige är ursprungslandet normalt Sverige. Ursprunget kan påverka tullar, frihandelsavtal och vilka dokument som behövs vid exporten.
En annan viktig uppgift är produktens tullkod, även kallad HS-kod. Det är en internationell varukod som används av tullmyndigheter över hela världen för att identifiera olika typer av produkter. Koden styr bland annat vilka tullar och regler som gäller för varan i olika länder. Två produkter som ser ganska lika ut kan ibland ha olika tullkoder beroende på material, användningsområde eller hur produkten är tillverkad. Därför är det viktigt att koden blir rätt från början. Om du är osäker på vilken HS-kod som gäller kan du få vägledning via Tullverket, din speditör eller genom EU:s tjänst Access2Markets.
Ju tydligare och mer korrekt information du har från början, desto enklare blir resten av exportprocessen.
Steg 3 – Upprätta dina exportdokument
När du har säkerställt vilka dokument som krävs och samlat rätt information om produkterna är nästa steg att upprätta själva exportdokumentationen. Den kommersiella fakturan är oftast grunden i exportaffären och innehåller information om köpare och säljare, vilka varor som säljs, värde, valuta och leveransvillkor. Ofta används även en packlista som beskriver innehållet i försändelsen och hur godset är förpackat. Beroende på transportsätt används också olika typer av fraktdokument.
Vid export till länder utanför EU behöver du normalt också lämna en exportdeklaration till Tullverket. Exportdeklarationen är den handling som används för att anmäla varorna till tullen innan de lämnar EU. I deklarationen lämnar du bland annat uppgifter om företaget, mottagaren, varorna, deras värde, vikt och vilken tullkod produkterna har.
I praktiken är det vanligt att företag låter en speditör eller tullagent hjälpa till med exportdeklarationen, särskilt i början. Många affärssystem och transportlösningar kan också hantera delar av informationen automatiskt. Samtidigt är det viktigt att förstå att exportdeklarationen är en central del av exportprocessen och att uppgifterna behöver vara korrekta för att varorna ska kunna exporteras utan problem.
När exportdeklarationen godkänts av tullen får varorna klartecken att lämna EU och transporten kan fortsätta mot mottagarlandet.
Steg 4 – Ansök om de handelsdokument som krävs för exporten
När faktura, exportdeklaration och transportdokument är klara behöver du säkerställa om exportaffären också kräver särskilda handelsdokument. Det är dokument som används för att styrka exempelvis varornas ursprung eller som förenklar tullhanteringen i mottagarlandet.
Ett av de vanligaste dokumenten är ursprungscertifikat, även kallat Certificate of Origin. Dokumentet används för att visa vilket land varan kommer ifrån och krävs ofta vid export till länder utanför EU. I många fall är det kunden, banken eller mottagarlandets tullmyndigheter som ställer krav på detta dokument.
Vid export till länder där EU har frihandelsavtal kan det istället bli aktuellt med exempelvis EUR.1-certifikat eller ursprungsförsäkran. Dessa dokument används för att kunden ska kunna få lägre tull eller tullfrihet vid importen.
Om du exporterar varor till Turkiet kan ett ATR-certifikat behövas. Det används för varor som är i fri omsättning inom EU och förenklar tullhanteringen mellan EU och Turkiet.
Vid tillfällig export, exempelvis till mässor, demonstrationer eller installationer, används ofta Carnet ATA. Dokumentet fungerar ungefär som ett internationellt “pass” för varor och gör det möjligt att ta med produkter tillfälligt till andra länder utan att betala tull och moms vid varje gräns.
I vissa länder behöver dokument dessutom certifieras av oss på Handelskammaren eller legaliseras av ambassad eller konsulat innan de blir giltiga. Det innebär att dokumenten stämplas eller verifieras för att accepteras av myndigheter och banker i mottagarlandet.
Om du känner dig osäker på vilka handelsdokument som krävs i just din exportaffär är det vanligt att börja med att fråga kunden eller speditören. Du kan också få vägledning via oss på Västerbottens Handelskammare eller Tullverket.
Steg 5 – Kontrollera att uppgifterna stämmer innan dokumenten skickas
Innan dokumenten skickas till kunden, speditören eller tullmyndigheterna är det viktigt att kontrollera att alla uppgifter stämmer och att informationen är konsekvent mellan dokumenten. Små fel kan annars skapa förseningar, extra kostnader eller problem i tullhanteringen.
Börja med att kontrollera att företagsnamn, adresser och kontaktuppgifter är korrekt skrivna. Kontrollera sedan att informationen om varorna stämmer mellan faktura, exportdeklaration, transportdokument och eventuella handelsdokument. Varubeskrivningar, antal, vikt, värde och tullkoder behöver vara konsekventa genom hela dokumentationen.
Det är också viktigt att säkerställa att rätt dokument används för rätt exportaffär. Vissa länder och kunder ställer särskilda krav på exempelvis originalhandlingar, underskrifter, stämplar eller certifiering från handelskammare. Om dokumenten innehåller fel kan varorna fastna i tullen eller skapa problem för kunden vid importen. Därför är det vanligt att företag arbetar med interna checklistor eller låter speditören göra en sista kontroll innan dokumenten skickas iväg. Ju bättre kontroll du har över dokumentationen innan leveransen lämnar Sverige, desto smidigare brukar exportaffären fungera.
Steg 6 – Skicka dokumenten till rätt mottagare
När dokumenten är färdiga och kontrollerade behöver du säkerställa att rätt dokument skickas till rätt mottagare och vid rätt tidpunkt. Vilka dokument som ska skickas beror på exportaffären och vilka krav som gäller hos kunden, transportören, banken och mottagarlandets tullmyndigheter. Det är vanligt att kunden eller kundens speditör informerar om vilka dokument som behövs för att varorna ska kunna importeras och tullklareras. I många exportaffärer handlar det exempelvis om faktura, packlista, transportdokument och eventuella handelsdokument som ursprungscertifikat eller EUR.1-certifikat.
Vissa dokument behöver följa med själva godset under transporten medan andra skickas direkt till kunden eller kundens bank. Transportdokument används ofta under själva transporten och vid tullhanteringen, medan exempelvis ursprungscertifikat eller legaliserade dokument ibland behöver skickas separat innan varorna anländer.
Om du känner dig osäker är det helt normalt att fråga kunden eller speditören:
- Vilka dokument ska följa med godset?
- Vilka dokument ska skickas separat?
- Krävs några originalhandlingar?
- Behöver kunden dokumenten innan leveransen anländer?
I många exportaffärer hjälper speditören till att samordna dokumenthanteringen och säkerställa att rätt handlingar skickas på rätt sätt. Det är betydligt enklare att reda ut detta tidigt i processen än när varorna redan är på väg. Om dokument saknas eller kommer fram för sent kan varorna fastna i tullen eller skapa förseningar för kunden.
Steg 7 – Spara dokumentationen efter exporten
När exportaffären är genomförd är det viktigt att spara dokumentationen kopplad till affären. Många företag tänker främst på dokumenten under själva leveransen, samtidigt kan handlingarna behövas långt senare vid exempelvis tullkontroller, revisioner eller frågor kring varornas ursprung. Det är därför bra att spara fakturor, exportdeklarationer, transportdokument, ursprungscertifikat och annan dokumentation som hör till exportaffären. Om företaget använder frihandelsavtal eller utfärdar ursprungsförsäkringar är det extra viktigt att kunna visa underlag som styrker varornas ursprung.
Många företag bygger efter hand upp egna rutiner och checklistor för hur exportdokument ska sparas och organiseras. Det gör framtida exportaffärer enklare och minskar risken för problem om frågor uppstår i efterhand. Hur länge dokumentationen behöver sparas kan variera beroende på vilken typ av dokument det gäller och vilka regler som gäller för tull och bokföring. Om du känner dig osäker kan du få vägledning via Tullverket eller er redovisningsansvarige.
Bra länkar för mer information
Undrar du över något? Hör av dig till mig!
Sofia Lindström
Medlemsansvarig och handelsdokument
- 070 510 05 26
- sofia.lindstrom@handelskammaren.ac